Tyhjän inboxin taktiikka

16.9.2014 at 12:59

Vaihdoin hiljattain työpaikkaa. Ensimmäisenä työpäivänä tuijotin tyhjää Outlookin inboxia ja vedin syvään henkeä. Hetken mielessäni ajattelin, että tämä tilanne ei tule enää koskaan toistumaan. Tarpeellista sähköpostia, markkinointispämmiä, varmuuden vuoksi cc:nä tullutta ja kaikkea siltä väliltä alkaa pian tippumaan taivaalta pyydettynä ja pyytämättä. Kiduttava lopputulos on se, että inbox alkaa täyttymään laadultaan vaihtelevalla sisällöllä, joka pitäisi jollain tavalla hallita. En halua unohtaa mitään, vaikka työkiireet estäisivät asian välittömän hoitamisen. Täyteen pursuava inbox saa kuitenkin mielen ahdistumaan ja kiireen tuntumaan vielä todellisuutta pahemmalta.

Näistä lähtökohdista aloin miettimään optimaalista työtapaa, joka kiteytyy siihen, että päivän päätteeksi inbox on tyhjä. Englanninkielessä asiaa kuvataan yleensä empty inbox tai zero inbox termeillä, joissa idea on hyvin pitkälle sama.

Taustalle loin kolme kategoriaa:

  1. ASAP. Tänne ohjataan kaikki viestit, joiden seurauksena minun pitää tehdä jotain asap, mutta joiden suorittaminen ei ole juuri nyt mahdollista.
  2. Lue myöhemmin. Tänne laitetaan kaikki ne viestit, jotka haluan joskus lukea. Nämä eivät ole kiireisiä eivätkä vaadi reagointia.
  3. Arkisto. Tänne laitetaan ne viestit, joita saatan joskus tarvita, mutta joiden lukeminen myöhemmin ilman eri syytä ei ole tarpeellista.

Viestit ohjataan oikeisiin paikkoihin pikatoimintojen avulla. Viestin siirtäminen oikeaan paikkaan vaatii siis tasan yhden klikkauksen. Pikatoiminnon taustalla viesti liputetaan (siitä tulee tehtävä) ja se siirretään ko. kansioon. Esim. ASAP kansioon menevät viestit liputetaan niin, että niihin pitää reagoida saman viikon aikana.

Outlook 2013 pikatoiminnot

Outlook 2013 pikatoiminnot

Eli otetaanpa muutama esimerkki arjesta:

  1. Jos saan hoidettua asian minuutissa, hoidan sen pois. Jos saapuneella viestillä ei ole tämän jälkeen arvoa -> Roskakori. Jos tiedän, että haluan palata viestiin tai tarvitsen sitä myöhemmin -> Arkisto.
  2. Jos viesti vaatii asap reagointia, mutta vie aikaa -> ASAP. Jos viesti on niin tärkeä, että sille täytyy varata aika kalenterista (esim. tarjouspyyntö), nappaan otsikosta kiinni ja raahaan sen toimintovalikkoon kohtaan Kalenteri, jolloin saan tehtyä samalla kalenterimerkinnän. Aikatauluavustajalla voin katsoa ensimmäisen vapaan ajan ja voilá, asialle on varattu aika kalenterista ja kaikki ko. viestiin kuuluvat dokumentit kalenterimerkinnässä mukana.
  3. Jos viesti vaatii reagointia, mutta reagointi vaatii jonkin asian selvittämistä tai muun henkilön työpanosta. Laitan prosessin käyntiin ja sen jälkeen -> ASAP.

Eli jokainen viesti luetaan läpi ja joko: a) suoritetaan siltä istumalta tai b) merkitään sopivalla luokitteella. Sitä vaihtoehtoa ei ole, että viesti vain jää makaamaan inboxiin ilman eri syytä.

Ja lopputulos näyttääkin sitten tältä:

Outlook 2013 tyhjänä kuten aina

Outlook 2013 tyhjänä kuten aina

Toinen tähän samaan asiaan liittyvä käytäntö on se, että pyrin lukemaan sähköposteja vain ennalta määriteltyinä ajankohtina. Itse olen huomannut, että aamulla ennen muiden töiden aloittamista on hyvä hetki. Samaten ruokatunnin jälkeen (ei ennen, koska silloin ruokatunti voi jäädä väliin jonkun ”tärkeän” asian takia). Lopuksi vielä päivän päätteeksi pieni lukupyrähdys. En vilkuile sähköposteja jatkuvasti, koska se estää tehokkaan työnteon. Lisäksi olen poistanut hälytyksen saapuneista viesteistä. Saattaa tuntua oudolta, mutta tässä informaatioähkyssä se on pakollista, koska muuten aikarosvot alkavat viemään aikataulua sivuraiteille. Loppujen lopuksi mikään sähköposti ei ole niin tärkeä, että käynnissä oleva työ pitäisi keskeyttää. Ja jos näin olisi, on sähköposti aivan väärä viestintäkanava moisen viestin välittämiseen. Välitön palaute saadaan Lyncillä, puhelimella tai nappaamalla kiinni hihasta.

facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmailby feather