Hyvä PowerPoint esitys – 4 askelta onneen

8.12.2015 at 13:48

Määrä tuhoaa laadun

Nyt mä kyllä tykitän tähän esitykseen kaiken sen osaamisen, joka minussa asuu. Vapise kuulija!

No, olen kyllä varma, että kuulijat tulevat vapisemaan epätietoisuuden sekametelisopassa

Tuo on muuten murresana sille ”kiisselille”, jota ainakin Etelä-Pohjanmaalla tarjotaan jouluna. Sotkuinen sekamelska eri ainesosia…

Kalvo ei ole esityksesi

Taisi olla vuosi 2007, kun Jari Sarasvuo julisti, että PowerPointissa pitäisi olla neljän sivun maksimiraja. Esityksessä ei saisi olla koskaan enempää kuin neljä sivua. Miksi?

Kalvosarjasi ajatus ei ole olla esityksesi sanasta sanaan, ei edes lähelle sitä. Sen tehtävänä on rytmittää, herättää ajatuksia ja antaa kuulijalle konteksti, johon sinun oikea esityksesi liittyy. Esityksesi on siten yhdistelmä kalvoja, puhetta, eleitä, kysymyksiä ja ajattelemisen aihetta. Sinä olet esityksesi pääosan esittäjä, ei PowerPoint tai teksti kalvoilla. Sille annetaan korkeintaan sivuosan Oscar, jos kaikki menee hyvin. Otetaan tähän väliin huono esimerkki PowerPoint ”kalvosta”. Tässä on nyt sentään sovellettu ensimmäisen blogi-vinkin värimaailmaa:

Huono PowerPoint kalvo

Junalippu-esimerkki

Tästä esimerkistä en voi ottaa kunniaa itselleni. Se on kuitenkin niin hyvä, että laitetaan se tänne. Eli: olet ostamassa lipun juna-aseman lippuautomaatista. Saat lipun, josta sinun pitää muistaa kolme asiaa: junan numero, vaunun numero ja paikan numero. Kolme yksinkertaista asiaa. Olkoon esimerkiksi vaikka S53, 7 ja 9. Kuinka monta kertaa ihmisen täytyy keskimäärin katsoa lippua ennen kuin rohkenee istumaan paikalleen? Haluaisin sanoa, että olen äärimmäinen kyky ja kertoa, että katson lippua vain kaksi kertaa. Valehtelisin. Oikea määrä on 3-5, riippuen muista ympäröivistä ärsykkeistä: juttuseurasta asemalaiturilla, puhelu vaimolle tai aamupalan hakeminen aseman ravitsemusliikkeestä.

Keskimäärin ihminen katsoo junalippua 5 kertaa ennen kuin uskaltaa istua luottavaisen paikalleen.

OK, ihminen katsoo 5 kertaa kolmea numeroa ennen kuin luottaa muistavansa ne oikein. Ja nyt sinä olet laatinut kalvo-shown, jossa on jokaisella kalvolla 7 ranskalaista viivaa, jossa jokaisessa on vähintään kahden rivin lausetta. 14 riviä tekstiä ja helposti 100+ sanaa, jonka kuulijan tulisi lukea samalla kuin kuuntelee sinua lukemassa näitä lauseita ääneen. Asetat kuulijan tilanteeseen, jossa hän joutuu valitsemaan joko kuuntelemisen tai lukemisen, mutta ei molempia.

Helpot nyrkkisäännöt

Muutos on itse asiassa äärimmäisen helppo. Te, jotka käytätte Twitteriä olette altistuneet jo tälle.

Ensimmäinen sääntö: Poista turhat täytesanat ja toistot lauseista, jolloin jokainen kohta, joka kalvolla on, mahtuu yhdelle riville. Muista, että sinä olet siellä puhumassa, voit täydentää lyhyttä lausetta puheellasi ja tuoda sille merkitystä.

Toinen sääntö: Maksimäärä asioita / kalvo on 5, mieluiten jopa vähemmän. Mutta sittenhän minulle tulee 50 kalvoa, että pystyn kertomaan kaiken haluamani?! Eipä tulekaan. Edelleenkin, myös sinä olet läsnä tilanteessa ja sinun puheesi täydentää kalvoja.

Otetaanpa nyt aikaisempi kalvo hieman yksinkertaisempana:

Parempi PowerPoint kalvo

Tämäkin blogikirjoitus on liian pitkä, mutta kun minkäs sille voi, kun pääsee vauhtiin. Toivottavasti jaksoit lukea tänne asti ja nyt nyökyttelet päätäsi. Jos et, niin heitä kommenttia ja haasta 😉 Seuraava tipsi tulee lähipäivinä…pysy kanavalla.

Katso ensimmäinen vinkki täältä: Taustan väri