Liiketoimintajärjestelmä pilvestä vai paikallisesti?

22.9.2014 at 13:54

Nykypäivänä yritykset pursuavat erilaisia liiketoimintaa tukevia tietojärjestelmiä, kuten toiminnanohjausjärjestelmiä, tuotannonohjausjärjestelmiä ja asiakkuudenhallintajärjestelmiä. Perinteisesti yritykset ovat halunneet pitää järjestelmät pois pilvestä pitäen järjestelmät joko omissa tiloissaan tai hostattuna palvelutarjoajalla. Onko tälle kuitenkaan nykypäivänä perustetta, koska iso osa em. järjestelmistä tarjotaan suoraan kehittävän tahon omasta pilvestä? Jokaisen yrityksen pitää luonnollisesti pohtia tilanne omista lähtökohdistaan, mutta tässä muutama vinkki taustalla vaikuttavista asioista:

Liiketoimintajärjestelmä, pilvestä vai paikallisesti?

1) Järjestelmän saatavuus

Työntekijät ovat tavalla tai toisella kytkeytyneinä tietoverkkoon ajasta ja paikasta riippumatta. Joku on asiakaskäynnillä, toinen matkaamassa junalla tai autolla, kolmas tekee töitä etänä. Tänä päivänä on haastavaa, jos ko. henkilön työkalut eivät ole käytettävissä siellä missä hän on liikkeellä ja niillä päätelaitteilla, jotka ovat käytettävissä. Yrityksen sisäisiin järjestelmiin voidaan rakentaa eri tekniikoilla pääsy myös ulkoverkosta, mutta niiden käytettävyys ei pääse sille tasolle kuin mitä pilvimaailma tarjoaa. Pilvipalvelut ovat käytössä fyysisestä sijainnista riippumatta ja lähes kaikilla moderneilla päätelaitteilla ilman ylimääräisiä tietoturvaratkaisuja. Toisaalta pilvipalveluiden toimintavarmuus on tavanomaisesti yli 99%:n luokkaa, johon paikallisilla ratkaisuilla hyvin harvoin pystytään.

2) Järjestelmän kehitys

Hyvin harva ratkaisu sellaisenaan istuu saumattomasti yrityksen liiketoimintaan. Tarkoituksena kuitenkin on, että järjestelmä tukee liiketoimintaa eikä niin, että liiketoimintaa toteutetaan järjestelmän asettamien reunaehtojen mukaan. Suomeksi tämä tarkoittaa, että järjestelmiä räätälöidään vastaamaan yrityksen tarpeita. Moderneissa tietojärjestelmissä räätälöintiratkaisut mahdollistavat hyvin monimutkaisten toimintojen räätälöinnin ilman sovelluskehitystä. Integraatiot ympäröiviin järjestelmiin tai laajemmat kehitystyöt tehdään joko hyödyntäen valmiita komponentteja tai kehittämällä ne sovelluskehitystyökaluilla. Paikallisessa ratkaisussa tietokannat ovat saatavilla sellaisenaan, mutta pilvimaailmassa on tyydyttävä niihin rajapintoihin, joita palveluntarjoajat tarjoavat. Koko tietokantaa ei kovin helposti pilvestä saa. Tässä kohtaa pilvimaailma on ollut hieman jälkijunassa, mutta ovat kirineet tätäkin eroa kiinni. BI-ratkaisut ovat tuoneet raportointiin uusia ulottuvuuksia ja poistaneet monia raja-aitoja.

 

Pilvipalvelut3) Järjestlemän päivitykset

Kaikkien tietojärjestelmien tulee päivittyä tai muuten ne jäävät pikkuhiljaa ajasta ja liiketoiminnasta jälkeen. Paikallisesti hallinnoitava järjestelmän päivittäminen tapahtuu yleensä erilaisten päivityspakettien kautta. Käytännössä päivitystahdin sanelee ylläpitävä taho yhteistyössä liiketoiminnan kanssa. Koska on sopiva hetki päivityksen aiheuttamalle katkokselle? Muuttuuko järjestelmän käyttöliittymä tai -logiikka? Tarvitaanko koulutusta? Miten integraatiot ja muut laajennokset käyttäytyvät päivityksen kanssa? Isoja kysymyksiä, jotka käytönnössä tarkoittavat, että päivitystä ei haluta tehdä hosumalla. Toisaalta päivitystahti on jollain tavalla omassa kontrollissa.

Pilvimaailmassa päivitykset tulevat tavanomaisesti ”pakotettuna”, sen aikataulun mukaan, jonka palveluntarjoaja on määritellyt. Jossain tapauksissa päivitysaikatauluun voi myös itse vaikuttaa, mutta siinäkin tapauksessa puhutaan viikoista tai maksimissaan parista kuukaudesta. Toisaalta järjestelmä kehittyy jatkuvasti ja yleensä tiuhemmissa sykleissä. Tämä asettaa järjestelmän käyttäjät hyvin samojen haasteiden eteen. Miten toimitaan päivitysten yhteydessä, jotka aiheuttavat muutoksia järjestelmään? Miten toimitaan uusien ominaisuuksien hyödyntämisen kanssa? Jos asiaa mietitään negatiivisesti, olet sidoksissa palveluntarjoajan aikatauluun, mutta toisaalta säästyt ylläpidollisilta toimenpiteiltä.

Esimerkiksi Microsoft Dynamics CRM -järjestelmän kanssa paikalliset (onpremise) käyttäjät ovat eriarvoisessa asemassa pilvipalvelun (crmonline) käyttäjien kanssa. Microsoftin panostukset ovat selkeästi pilvessä, jolloin päivitykset tulevat lähes aina ensin sinne ja vasta sen jälkeen paikalliseen jakeluun, jos ollenkaan.

Käytännössä pilvipalvelun päivittymisen ja kehittymisen seuraaminen vaatii resursseja, jotta asiat eivät tule yllätyksenä. Esimerkiksi käyttöliittymän yllättävä muutos voi aiheuttaa käyttäjille suuriakin ongelmia. Jonkun on siis pysyttävä ajantasalla muutoksista. Se, onko yrityksillä tällaista resurssia käytössään, on sitten toinen asia.

Yhteenveto

Maailma on vääjäämättä muuttunut ja yrityksien on pystyttävä sopeuttamaan toimintatapojaan sen mukaiseksi. Työntekijät tekevät työnsä hyvin eri lailla kuin 5 vuotta sitten ja uusia toimintatapoja on pystyttävä tukemaan. Toisaalta tietojärjestelmähankkeet eivät enää ole lähellekään niin massiivisia kuin ennen (pl. julkisen sektorin megalomaaniset hankkeet). Siinä missä aiemmin investointi tehtiin lähes täysin etupainotteisesti, eli hankittiin rauta, softa ja vietiin läpi itse hanke, niin nykypäivänä laitteet ovat jo olemassa, softan saa pilvestä ja hanke on yhä enenemässä määrin räätälöintiä eikä sovelluskehitystä. Avainasemassa on oikeiden kumppanien valinta. Ensinnäkin pitää valita järjestelmäalusta oikein esim. CRM-järjestelmien osalta vaikka Microsoft Dynamics CRM:n, SalesForce, SugarCRM:n tai muiden vastaavien joukosta. Tämän jälkeen on vielä valittava sopiva kumppani, jolla on järjestelmäosaamista sekä liiketoimintaymmärrystä. Oikean kumppanin kanssa asioita saadaan vietyä kustannustehokkaasti eteenpäin, kohti liiketoiminnallisia tavoitetiloja. Oikeanlainen kumppani tarjoaa asiakkailleen tietoa, informoi ja opastaa, silloinkin, kun tilanteeseen ei liity mitään myytävää.

Pilvipalvelut kehittyvät vielä kovaa vauhtia, eikä optimaalista tilannetta olla vielä nähty. Tulevaisuuden visio on kuitenkin vahvasti pilvipanotteinen, enkä usko, että jatkossa kovinkaan moni esim. pk-sektorin yritys voi perustella paikallisia järjestelmiä kustannustehokkuudella tai laadukkuudella.

facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmailby feather