Hyvä PowerPoint esitys – 4 askelta onneen

8.12.2015 at 13:48

Määrä tuhoaa laadun

Nyt mä kyllä tykitän tähän esitykseen kaiken sen osaamisen, joka minussa asuu. Vapise kuulija!

No, olen kyllä varma, että kuulijat tulevat vapisemaan epätietoisuuden sekametelisopassa

Tuo on muuten murresana sille ”kiisselille”, jota ainakin Etelä-Pohjanmaalla tarjotaan jouluna. Sotkuinen sekamelska eri ainesosia…

Kalvo ei ole esityksesi

Taisi olla vuosi 2007, kun Jari Sarasvuo julisti, että PowerPointissa pitäisi olla neljän sivun maksimiraja. Esityksessä ei saisi olla koskaan enempää kuin neljä sivua. Miksi?

Kalvosarjasi ajatus ei ole olla esityksesi sanasta sanaan, ei edes lähelle sitä. Sen tehtävänä on rytmittää, herättää ajatuksia ja antaa kuulijalle konteksti, johon sinun oikea esityksesi liittyy. Esityksesi on siten yhdistelmä kalvoja, puhetta, eleitä, kysymyksiä ja ajattelemisen aihetta. Sinä olet esityksesi pääosan esittäjä, ei PowerPoint tai teksti kalvoilla. Sille annetaan korkeintaan sivuosan Oscar, jos kaikki menee hyvin. Otetaan tähän väliin huono esimerkki PowerPoint ”kalvosta”. Tässä on nyt sentään sovellettu ensimmäisen blogi-vinkin värimaailmaa:

Huono PowerPoint kalvo

Junalippu-esimerkki

Tästä esimerkistä en voi ottaa kunniaa itselleni. Se on kuitenkin niin hyvä, että laitetaan se tänne. Eli: olet ostamassa lipun juna-aseman lippuautomaatista. Saat lipun, josta sinun pitää muistaa kolme asiaa: junan numero, vaunun numero ja paikan numero. Kolme yksinkertaista asiaa. Olkoon esimerkiksi vaikka S53, 7 ja 9. Kuinka monta kertaa ihmisen täytyy keskimäärin katsoa lippua ennen kuin rohkenee istumaan paikalleen? Haluaisin sanoa, että olen äärimmäinen kyky ja kertoa, että katson lippua vain kaksi kertaa. Valehtelisin. Oikea määrä on 3-5, riippuen muista ympäröivistä ärsykkeistä: juttuseurasta asemalaiturilla, puhelu vaimolle tai aamupalan hakeminen aseman ravitsemusliikkeestä.

Keskimäärin ihminen katsoo junalippua 5 kertaa ennen kuin uskaltaa istua luottavaisen paikalleen.

OK, ihminen katsoo 5 kertaa kolmea numeroa ennen kuin luottaa muistavansa ne oikein. Ja nyt sinä olet laatinut kalvo-shown, jossa on jokaisella kalvolla 7 ranskalaista viivaa, jossa jokaisessa on vähintään kahden rivin lausetta. 14 riviä tekstiä ja helposti 100+ sanaa, jonka kuulijan tulisi lukea samalla kuin kuuntelee sinua lukemassa näitä lauseita ääneen. Asetat kuulijan tilanteeseen, jossa hän joutuu valitsemaan joko kuuntelemisen tai lukemisen, mutta ei molempia.

Helpot nyrkkisäännöt

Muutos on itse asiassa äärimmäisen helppo. Te, jotka käytätte Twitteriä olette altistuneet jo tälle.

Ensimmäinen sääntö: Poista turhat täytesanat ja toistot lauseista, jolloin jokainen kohta, joka kalvolla on, mahtuu yhdelle riville. Muista, että sinä olet siellä puhumassa, voit täydentää lyhyttä lausetta puheellasi ja tuoda sille merkitystä.

Toinen sääntö: Maksimäärä asioita / kalvo on 5, mieluiten jopa vähemmän. Mutta sittenhän minulle tulee 50 kalvoa, että pystyn kertomaan kaiken haluamani?! Eipä tulekaan. Edelleenkin, myös sinä olet läsnä tilanteessa ja sinun puheesi täydentää kalvoja.

Otetaanpa nyt aikaisempi kalvo hieman yksinkertaisempana:

Parempi PowerPoint kalvo

Tämäkin blogikirjoitus on liian pitkä, mutta kun minkäs sille voi, kun pääsee vauhtiin. Toivottavasti jaksoit lukea tänne asti ja nyt nyökyttelet päätäsi. Jos et, niin heitä kommenttia ja haasta 😉 Seuraava tipsi tulee lähipäivinä…pysy kanavalla.

Katso ensimmäinen vinkki täältä: Taustan väri

 

Hyvä PowerPoint esitys – 4 askelta onneen

7.12.2015 at 21:53

1. askel kohti hyvää esitystä

Ai että mikä mahdollisuus! Tuore poka ja sinä pääset pitämään mahtavan myyntipresiksen yrityksen päättäjille. Sitä on edeltänyt ehkä kallis markkinointikampanja call centereineen, joten rahaa on palanut helpostikin satoja euroja. Nyt on mahdollisuus kertoa kuinka mahtavia me ollaan!!!

Yleensä tässä kohtaa kaikki menee päin mettää, niin kuin meillä päin sanotaan. Jostain syystä asiakas ei ole yhtä innostunut kuin sinä. Jää jotenkin sellainen fiilis, että asiakas ei vain ymmärrä. Mistähän tämä voi johtua?

Askel 1: Miksi esityksessäsi on valkoinen tausta?

Onko esityksessäsi valkoinen tausta? Jos ei, kuulut vähemmistöön. Jos on, oletko koskaan miettinyt, miltä valkotaustaistaisen PowerPoint esityksen katsominen tuntuu. Jos ollaan rehellisiä, PowerPoint esityksessä on valkoinen tausta vain siitä syystä, että paperissa on valkoinen tausta. Toimii vanhan liiton paperissa, mutta ei missään muussa! Mitä jos vaihtaisit taustan organisaatiosi värimaailman mukaan johonkin toiseen väriin? Tai vaikka potentiaalisen asiakkaan värimaailmaan? Otetaan pikainen esimerkki (älkää välittäkö vanhasta ohjelmiston nimestä):

Miltä huono pohja näyttää?

Miltä huono pohja näyttää?

Hyvä esimerkki huonosta pohjasta. Miksi? No, miltä tuntuu tuijottaa väsyneenä kirkasvalolamppua? Projektorissa on tehokas lamppu, joka loistaa valkoisella taustalla olevalle kankaalle, joka heijastaa jonkin verran valoa ympäristöönsä. Tämä valo, ikävä kyllä, heijastaa suoraan katsojien silmiin. Valkoinen esitys valkoisella taustalla valkoisen kankaan päällä… En kestä… Otetaan toinen esimerkki:

Miltä parempi versio näyttää?

Miltä parempi versio näyttää?

No niin, nyt on kaksi versiota näytillä. Kokeile avata kuvat isoksi ruudulle. Tuijota niitä vähän aikaa. Kumpi vaikuttaa mielyttävämmältä? Omissa koulutuksissa en ole törmännyt yhteenkään henkilöön, joka tykkäisi enemmän tuosta valkoisesta versiosta. En yhteenkään!

Käytännössä tein seuraavaa. Otin oikeassa yläreunassa näkyvästä ”SYOtec” logosta sinisen värin ja tein siitä liukuvärin. Sen lisäksi otin tehosteväriksi värivalitsimella tuon oranssin värin, joka löytyy samassa logossa pienestä pallurasta. Sen lisäksi valitsin valkoisen, koska sillä oli hyvä kontrasti muihin väreihin nähden. Äärimmäisen yksinkertaista! Yleensä yksinkertaiset ratkaisut ovat helppoja.

Seuraa blogia. Pian tulee seuraava tipsi.

Etätyö, riski vai mahdollisuus

26.1.2015 at 21:43

Istun parasta aikaa Sokos Hotelli Helsingin huoneessa 728 ja kirjoittelen näitä ajatuksia OneNotella. Takana on mielenkiintoinen etätyötäyteinen päivä. Töitä on tullut tehtyä junassa, Memphis-ketjun ravintolassa, hotellihuoneessa ja taisin jotain raapustaa ylös myös Café Esplanadissakin. Jos ihan tarkkoja ollaan, niin saunassakin tuli mietittyä työasioita. Ei siksi, että stressi pakottaisi aivot ylikierroksilla, vaan siksi, että muuttuva ympäristö inspiroi. Se on tietysti luonnekysymys, kuka viihtyy toimistolla, kuka reissussa, mutta itse tukahdun kolmessa päivässä toimistoon. Voin rehellisesti sanoa, että vähintäänkin sama työsuoritus tuli tehtyä, kuin mitä olisin tehnyt toimistolla tai etäpäivänä kotona. On hulluutta sitoa asiantuntijoita toimistoon, koska toimisto soveltuu tavanomaisesti suorittavaan työhön. Aivot prosessoivat ajasta tai paikasta riippumatta. Kannustan kaikkia yritysjohtajia vapauttamaan tämä piilevä potentiaali. Kannustakaa työntekijät tekemään töitä toimiston ulkopuolella. Voit yllättyä mitä se saa aikaiseksi.

Lähdin kirjoittamaan tätä kirjotusta siksi, että tajusin seuraavat asiat:

Koti on siellä missä on perhe
Työpaikka on siellä missä minä olen
Työajan määrittää ammattiylpeys

Osa 2: Sitoutumisen merkitys CRM-järjestelmän käyttöönotossa

16.1.2014 at 09:02

Tämän artikkelin sisällön voisi kiteyttää kolmeen seikkaan: sitoutuminen, sitoutuminen ja sitoutuminen. Sitoutumisen merkitys CRM-järjestelmän käyttöönotossa on aivan ehdoton.

Ei ole millään tavalla ennenkuulumatonta, että jossain vaiheessa projektia joku lausuu kuuluisan lauseen:

Ei meillä ole aikaa naputella jotain järjestelmää!

Yksittäisen myyjän pystyisi helposti voittamaan puolelleen osoittamalla hänelle henkilökohtaisesti järjestelmästä saatavat hyödyt, mutta valitettavan usein em. repliikin heittää päällikkö- tai johtotason henkilö. Hänenhän tulisi olla esimerkki muille! Voitte vain arvata mikä vaikutus tuollaisella lauseella on, jos se esimerkiksi sanotaan ison joukon edessä käyttöönottokoulutuksessa.

Sitoutumisen rooli alkaa jo määrittelyvaiheessa. Määrittelyvaiheessa rakennetaan perusta koko järjestelmälle. Johdon on sitouduttava alusta alkaen toimintatapojen kehittämiseen ja muutoksen läpivientiin, jota järjestelmän käyttöönotto ja jalkauttaminen alun alkujaan on. Määrittelytyössä on syytä olla mukana seuraavanlaisia henkilöitä:

  1. Haluavat olla mukana kehittämässä toimintaa
  2. He pystyvät hahmottamaan toimintaa oman toimialueensa osalta
  3. Heillä on auktoriteettia viedä asioita eteenpäin oman toimialueensa osalta
  4. Kumppani (CRM-asiantuntija), joka sparraa määrittelyä eteenpäin

Sitoutuminen jatkuu ja korostuu, kun järjestelmää jalkautetaan organisaatioon.

Hyvä esimies on palveluammatissa, palvellen alaisiaan. Hän johtaa joukkojaan edestä, omalla esimerkillään.

Esimiehen on uskottava asiaansa ja johdettava joukkonsa muutosvastarinnan läpi, kohti sitä tavoitetilaa, jota järjestelmän avulla yritetään saavuttaa. Ihmisen luontainen puolustusmekanismi pyrkii hylkimään muutoksia, varsinkin, jos se aiheuttaa alussa ylimääräistä vaivaa esimerkiksi uuden omaksumisen muodossa. Jos johto on määritellyt, että järjestelmän avulla johdetaan myyntiä, ja sitä tukemaan on rakennettu työkalut, on johdon myös varmistettava, että myyntiä nimenomaan johdetaan järjestelmän avulla. Hyvä ohjenuora asiakasrajapinnan toimintaan on:

Mitä ei ole CRM:ssä, ei ole olemassa.

Jotta suorittava taho saadaan mukaan heti alusta alkaen, suosittelen ehdottomasti tekemään seuraavasti:

  1. Informoi tulevasta muutoksesta hyvissä ajoin
  2. Kerro mikä rooli järjestelmällä tulee olemaan
  3. Kartoita nykyisen toimintatavat heikkoudet ja vahvuudet
  4. Kysy ideoita, kommentteja ja ajatuksia tulevaan toimintatapaan ja järjestelmään liittyen.
  5. Esittele järjestelmästä saatavat hyödyt konkreettisesti, älä luota siihen, että käyttäjät itse löytävät ne. Peilaa saatavia hyötyjä kartoitettuja heikkouksia vasten.

Osallistuttamalla järjestelmän loppukäyttäjät tulevaan muutokseen, pienennät huomattavasti muutosvastarintaa ja parannat järjestelmän istuvuutta eri toimijaryhmien käyttöön. Ihminen sitoutuu paljon paremmin sellaiseen asiaan, johon hän on saanut itse vaikuttaa.

Tämä oli menestystekijä numero 2. Jos kaikki on tähän mennessä mennyt hienosti, on yrityksellä liiketoiminan visiot ja strategia selvillä, sitoutuneet päättäjät viemässä asiaa eteenpäin ja työntekijät sitoutettuina osallistuttamisen kautta järjestelmän käyttöön. Kuten ehkä huomasit, kaksi ensimmäistä menestystekijää eivät oikeastaan millään tavalla liity itse järjestelmään, tekniikkaan, vaan liiketoimintaan ja muutosjohtamiseen. Seuraavana on kolmas ja viimeinen osa. Pysy kuulolla, niin tiedät mikä se on.

Resepti onnistuneeseen CRM-järjestelmän käyttöönottoon, osa 1

13.1.2014 at 09:20

Tämä kirjoitus aloittaa kolmen kirjoituksen kokonaisuuden, jonka kautta avaan hieman CRM-järjestelmän käyttöönoton menestystekijöitä. Ota huomioon nämä asiat, jos olet ottamassa asiakkuudenhallintajärjestelmää käyttöön, ja myös siinä tapauksessa, jos nykyisen järjestelmän käyttöönotto ei ole onnistunut tyydyttävällä tavalla.

Ensimmäinen menestystekijä ei varsinaisesti liity millään tavalla itse järjestelmään. Siitä huolimatta sillä on iso rooli järjestelmän käyttöönoton onnistumisessa. Jos mietin historiaa ja omia epäonnistuneita hankkeita (ikävä kyllä niitäkin on), niin tämä tekijä on ollut lähes kaikissa läsnä.

Liiketoiminnan visio ja tavoitteet

Asiakkuudenhallintajärjestelmä on liiketoimintaa tukeva järjestelmä, joka antaa edellytykset laadukkaaseen asiakastyöskentelyyn ja tiedon jakamiseen organisaation sisällä. Kuinka järjestelmä voi tukea liiketoimintaa ja sen prosesseja, jos niitä ei ole alkujaankaan mietitty, tai ne etenevät adhoc-tyyppisesti? Vastaus on, että ei kovinkaan hyvin. Sinun tulee ensin tietää mitä järjestelmällä tuetaan, jotta siitä voidaan saada todellisia hyötyjä aikaiseksi. Mikä on liiketoimintasi visio ja tavoite. Tavoitteen tulee olla riittävän konkreettinen, joten ”olla markkinoiden paras kumppani” ei välttämättä vielä riitä, koska sinun täytyy avata vielä tarkemmin, mitä se ”paras kumppanuus” omassa toiminnasasi tarkoittaa.

Joku viisas ihminen on joskus sanonut seuraavasti. Tämä on tosiasia, joka pätee sekä liiketoiminnassa että CRM-järjestelmän käyttöönotossa:

If you are not sure what you are trying to accomplish, don´t be surprised if you don´t accomplish it.!

Kun tiedät mihin olet pyrkimässä, sinun täytyy vain keksiä, miten sinne pääset. Tämä luonnollisesti tarkoittaa strategian suunnittelua ja sen toteuttamista. Millä käytännön toimenpiteillä aiot saavuttaa visiosi? Miten potentiaalisia asiakkaita käsitellään ja kuinka olemassa olevista asiakkaista pidetään huolta, jotta voisit käsi sydämellä sanoa, että asiakas (ja asiakkuus) on meille kaikkein tärkein. Jos visio on vielä varsin abstrakti asia, niin strategialla pyritään viemään sitä konkreettisempaan suuntaan ja käytännön toimintaan ”punaiseksi langaksi”.

Strategian kehittämisen jälkeen sinun on vielä pystyttävä hahmottamaan käytännön prosessit, joiden kautta lähdet toteuttamaan strategiaa (joka toivonmukaan vie sinua lähemmäs visiotasi). Tässä tulemmekin jo hyvin lähelle järjestelmää. Jos olet jo miettinyt, miten haluat toimia esimerkiksi asiakaspalvelussa tai myynnissä, on sinun paljon helpompi ottaa järjestelmä käyttöön, joka tukee, auttaa ja mahdollistaa prosessien laadukasta toteutumista ja sitä kautta strategian käytäntöönpanoa.

Asian voisi vielä piirtää seuraavalla tavalla:

crmjarjestelmanrooli

Jos tässä vaiheessa alkoi tuskatuttamaan, niin kannattaa muistaa, että maailma muuttuu ympärillä ja siten myös liiketoiminnan tulee muuttua, joten kaiken kattavaa kokonaisuutta ei pysty koskaan rakentamaan. Eräällä yrityksellä on mielestäni hyvä slogan:

Hyvin suunniteltu on edelleen tekemättä

Loputon suunnittelukaan ei tuo parasta lopputulosta. Oikeastaan riittää, että pystyt kuvaamaan yrityksesi vision sillä tasolla, että voit varmistua tehtävän kehitystyön vievän toimintaa kohti visiota eikä siitä poispäin. Asiakkuudenhallintajärjestelmä on ”vain” apuväline, työkalu, todellisen asiakaslähtöisyyden ja yrityksesi mestetystekijät tulevat liiketoiminnasta, jota asiakkuudenhallintajärjestelmä tukee.

Ilman liiketoiminnan suunnittelua päädytään helposti siihen lopputulokseen, että järjestelmästä tulee jonkin tietyn toiminnan nurkkautunut työkalu, joka saattaa auttaa ko. toiminnossa, mutta hyvin paljon asiakkuuksiin liittyvää informaatiota jää ulkopuolelle, jolloin kokovaltainen asiakastyöskentelyn tukeminen ei ole järjestemän avulla mahdollista. Tällöin syntyy kirjavia käytäntöjä ja lukuisia asiakastiedon siiloja ympäri organisaatiota ja lopulta voidaan kysyä, onko tilanne loppujen lopuksi paranatunut ns. ”Excel-aikakaudesta” mihinkään.

Tämä oli menestystekijä nro 1. Seuraavassa menestystekijässä käsitelään mikä rooli sitoutumisella on CRM-järjestelmän käyttöönotossa. Pysy kuulolla!