Hyvä PowerPoint esitys – 4 askelta onneen

8.12.2015 at 13:48

Määrä tuhoaa laadun

Nyt mä kyllä tykitän tähän esitykseen kaiken sen osaamisen, joka minussa asuu. Vapise kuulija!

No, olen kyllä varma, että kuulijat tulevat vapisemaan epätietoisuuden sekametelisopassa

Tuo on muuten murresana sille ”kiisselille”, jota ainakin Etelä-Pohjanmaalla tarjotaan jouluna. Sotkuinen sekamelska eri ainesosia…

Kalvo ei ole esityksesi

Taisi olla vuosi 2007, kun Jari Sarasvuo julisti, että PowerPointissa pitäisi olla neljän sivun maksimiraja. Esityksessä ei saisi olla koskaan enempää kuin neljä sivua. Miksi?

Kalvosarjasi ajatus ei ole olla esityksesi sanasta sanaan, ei edes lähelle sitä. Sen tehtävänä on rytmittää, herättää ajatuksia ja antaa kuulijalle konteksti, johon sinun oikea esityksesi liittyy. Esityksesi on siten yhdistelmä kalvoja, puhetta, eleitä, kysymyksiä ja ajattelemisen aihetta. Sinä olet esityksesi pääosan esittäjä, ei PowerPoint tai teksti kalvoilla. Sille annetaan korkeintaan sivuosan Oscar, jos kaikki menee hyvin. Otetaan tähän väliin huono esimerkki PowerPoint ”kalvosta”. Tässä on nyt sentään sovellettu ensimmäisen blogi-vinkin värimaailmaa:

Huono PowerPoint kalvo

Junalippu-esimerkki

Tästä esimerkistä en voi ottaa kunniaa itselleni. Se on kuitenkin niin hyvä, että laitetaan se tänne. Eli: olet ostamassa lipun juna-aseman lippuautomaatista. Saat lipun, josta sinun pitää muistaa kolme asiaa: junan numero, vaunun numero ja paikan numero. Kolme yksinkertaista asiaa. Olkoon esimerkiksi vaikka S53, 7 ja 9. Kuinka monta kertaa ihmisen täytyy keskimäärin katsoa lippua ennen kuin rohkenee istumaan paikalleen? Haluaisin sanoa, että olen äärimmäinen kyky ja kertoa, että katson lippua vain kaksi kertaa. Valehtelisin. Oikea määrä on 3-5, riippuen muista ympäröivistä ärsykkeistä: juttuseurasta asemalaiturilla, puhelu vaimolle tai aamupalan hakeminen aseman ravitsemusliikkeestä.

Keskimäärin ihminen katsoo junalippua 5 kertaa ennen kuin uskaltaa istua luottavaisen paikalleen.

OK, ihminen katsoo 5 kertaa kolmea numeroa ennen kuin luottaa muistavansa ne oikein. Ja nyt sinä olet laatinut kalvo-shown, jossa on jokaisella kalvolla 7 ranskalaista viivaa, jossa jokaisessa on vähintään kahden rivin lausetta. 14 riviä tekstiä ja helposti 100+ sanaa, jonka kuulijan tulisi lukea samalla kuin kuuntelee sinua lukemassa näitä lauseita ääneen. Asetat kuulijan tilanteeseen, jossa hän joutuu valitsemaan joko kuuntelemisen tai lukemisen, mutta ei molempia.

Helpot nyrkkisäännöt

Muutos on itse asiassa äärimmäisen helppo. Te, jotka käytätte Twitteriä olette altistuneet jo tälle.

Ensimmäinen sääntö: Poista turhat täytesanat ja toistot lauseista, jolloin jokainen kohta, joka kalvolla on, mahtuu yhdelle riville. Muista, että sinä olet siellä puhumassa, voit täydentää lyhyttä lausetta puheellasi ja tuoda sille merkitystä.

Toinen sääntö: Maksimäärä asioita / kalvo on 5, mieluiten jopa vähemmän. Mutta sittenhän minulle tulee 50 kalvoa, että pystyn kertomaan kaiken haluamani?! Eipä tulekaan. Edelleenkin, myös sinä olet läsnä tilanteessa ja sinun puheesi täydentää kalvoja.

Otetaanpa nyt aikaisempi kalvo hieman yksinkertaisempana:

Parempi PowerPoint kalvo

Tämäkin blogikirjoitus on liian pitkä, mutta kun minkäs sille voi, kun pääsee vauhtiin. Toivottavasti jaksoit lukea tänne asti ja nyt nyökyttelet päätäsi. Jos et, niin heitä kommenttia ja haasta 😉 Seuraava tipsi tulee lähipäivinä…pysy kanavalla.

Katso ensimmäinen vinkki täältä: Taustan väri

 

Hyvä PowerPoint esitys – 4 askelta onneen

7.12.2015 at 21:53

1. askel kohti hyvää esitystä

Ai että mikä mahdollisuus! Tuore poka ja sinä pääset pitämään mahtavan myyntipresiksen yrityksen päättäjille. Sitä on edeltänyt ehkä kallis markkinointikampanja call centereineen, joten rahaa on palanut helpostikin satoja euroja. Nyt on mahdollisuus kertoa kuinka mahtavia me ollaan!!!

Yleensä tässä kohtaa kaikki menee päin mettää, niin kuin meillä päin sanotaan. Jostain syystä asiakas ei ole yhtä innostunut kuin sinä. Jää jotenkin sellainen fiilis, että asiakas ei vain ymmärrä. Mistähän tämä voi johtua?

Askel 1: Miksi esityksessäsi on valkoinen tausta?

Onko esityksessäsi valkoinen tausta? Jos ei, kuulut vähemmistöön. Jos on, oletko koskaan miettinyt, miltä valkotaustaistaisen PowerPoint esityksen katsominen tuntuu. Jos ollaan rehellisiä, PowerPoint esityksessä on valkoinen tausta vain siitä syystä, että paperissa on valkoinen tausta. Toimii vanhan liiton paperissa, mutta ei missään muussa! Mitä jos vaihtaisit taustan organisaatiosi värimaailman mukaan johonkin toiseen väriin? Tai vaikka potentiaalisen asiakkaan värimaailmaan? Otetaan pikainen esimerkki (älkää välittäkö vanhasta ohjelmiston nimestä):

Miltä huono pohja näyttää?

Miltä huono pohja näyttää?

Hyvä esimerkki huonosta pohjasta. Miksi? No, miltä tuntuu tuijottaa väsyneenä kirkasvalolamppua? Projektorissa on tehokas lamppu, joka loistaa valkoisella taustalla olevalle kankaalle, joka heijastaa jonkin verran valoa ympäristöönsä. Tämä valo, ikävä kyllä, heijastaa suoraan katsojien silmiin. Valkoinen esitys valkoisella taustalla valkoisen kankaan päällä… En kestä… Otetaan toinen esimerkki:

Miltä parempi versio näyttää?

Miltä parempi versio näyttää?

No niin, nyt on kaksi versiota näytillä. Kokeile avata kuvat isoksi ruudulle. Tuijota niitä vähän aikaa. Kumpi vaikuttaa mielyttävämmältä? Omissa koulutuksissa en ole törmännyt yhteenkään henkilöön, joka tykkäisi enemmän tuosta valkoisesta versiosta. En yhteenkään!

Käytännössä tein seuraavaa. Otin oikeassa yläreunassa näkyvästä ”SYOtec” logosta sinisen värin ja tein siitä liukuvärin. Sen lisäksi otin tehosteväriksi värivalitsimella tuon oranssin värin, joka löytyy samassa logossa pienestä pallurasta. Sen lisäksi valitsin valkoisen, koska sillä oli hyvä kontrasti muihin väreihin nähden. Äärimmäisen yksinkertaista! Yleensä yksinkertaiset ratkaisut ovat helppoja.

Seuraa blogia. Pian tulee seuraava tipsi.

Pieni sivuaskel asiakkuudenhallinnan kehittämisessä

6.12.2015 at 21:50

Sivuaskeleella hieman lisää perspektiiviä

Kertauksena niille, jotka eivät ole aiemmin täällä vierailleet…eli olen avannut täällä Suomen Yrittäjäopiston CRM-hanketta. Haluttiin tehdä siitä julkinen, koska varmasti moni muu painii näiden samojen asioiden parissa. Näillä artikkeleilla avataan mietteitä projektin eri vaiheissa. Voit lukea aikaisempia juttuja täällä:

http://www.asiakkuudet.com/matkakertomus-asiakkuudenhallinnan-kehittamisesta-alkaa-osa-1/
http://www.asiakkuudet.com/asiakkaan-jaljilla-osa-2-oppilaitosten-sidosryhmat/

Nyt ollaan otettu pieni sivuaskel. Ei niinkään säntäilty projektissa eteenpäin, ikään kuin tämä olisi vain CRM-järjestelmää koskettava asia. Sen sijaan havahduttiin pariin merkittävään asiaan:

  • data, joita CRM-järjestelmässä tarvitaan, ei ole riittävän laadukasta lähdejärjestelmissä (yllätys, yllätys…)
  • dataa, jota CRM-järjestelmässä tarvitaan, tarvitaan myös CRM-järjestelmän ulkopuolella

Datan laatu liittyy lähinnä jäsentymättömiin prosesseihin, joita järjestelmät eivät ole ohjanneet riittävän laadukkaasti, vaan yksittäiset käyttäjät ovat päässeet toteuttamaan omia näkemyksiään ja suomeksi jättäneet asioita kirjaamatta tai kirjanneet ne väärin.

Eli sen sijaan, että rynnättäisiin hankkeeseen vain CRM mielessä, päätettiin tarkastella yrityksen data-pääomaa hieman laajemmin. Suomeksi tämä alkaa haistahtamaan tietovarasto-projektilta, jossa CRM-järjestelmänä on vain pieni sivujuonne.

Monta järjestelmää, yksi päämäärä

Asiakkaisiin liittyvä data on meillä pirstoutunut nopeasti laskettuna ainakin seuraaviin järjestelmiin:

  • Oppilashallintajärjestelmä (”ERP”)
  • Verkko-oppimisympäristö (suoritusdataa verkkokursseilta)
  • Kyselyjärjestelmä (mm. tyytyväisyyskyselyt)
  • Taloushallinnon järjestelmä (asiahallinta, laskutus)
  • CRM-järjestelmä (tulossa)

Mikään näistä yksittäisistä järjestelmistä ei anna riittävää kuvaa ”asiakkuudesta”, joten tarvitaan tietovarastoa, josta voidaan ajasta, järjestelmästä tai näkökulmasta riippumatta voidaan tarkastella kokonaisuutta.

Nyt siis aletaan miettimään tietomalleja ja tietovarastoja. Oppilaitosrintamassa on tapahtumassa asioita tietovarastoihin liittyen ja me todennäköisesti tulemme liittymään eräänlaiseen konsortioon asian tiimoilta. Mikä sen parempaa kuin jakaa ajatusta ja osaamista, pyrkien löytää meidän kannalta parasta mahdollista lopputulosta.

Eli jatkossa tulee varmasti asiaa myös CRM:ää ympäröivältä kehältä.